Резюме «Делопроизводитель» в Железнодорожном

Планирование рабочего графика руководителя, организация личного приема и совещаний руководителя, корректировка документов, направляемых на подпись и визирование руководителю, организация командировок руководителя (заказ билетов и бронирование гостиниц), подготовка материалов к совещаниям руководителя и др.

Должностные обязанности: Прием, распределение входящих звонков, в том числе на английском языке (мини-АТС), факсов, электронных писем; Обработка входящей корреспонденции; Внутренний документооборот; Своевременное решение поставленных задач (поиск информации по запросу сотрудников и Генерального директора); Заказ авиа и ж/д билетов для линейных сотрудников, руководителей подразделений, регистрация сотрудников на рейсы; Заказ обедов в офис для сотрудников и директоров компании; Оформление писем, доверенностей на сотрудников компании; Работа с документами: регистрация входящей/исходящей корреспонденции; деловая переписка, ведение делопроизводства, отправка, получение и регистрация электронных писем; Организация системы документооборота; Оптимизация системы приема и распределения звонков; Координация процесса заказа, получения и распределения канцтоваров для сотрудников офиса; Подготовка документов к отправке курьерской службой и почтой, контроль их получения или возврата; Работа с оргтехникой (факс, сканер, копир) Организация корпоративных мероприятий для офиса (помощь помощнику Генерального директора); Выполнение личных поручений руководителя.

Работа с документооборотом организации. Встреча гостей. Работа с оргтехникой

Составление и заключение договоров и доп. соглашений на выполнение проектных работ с Заказчиком и подрядными организациями Учет договоров, ведение базы данных. Контроль за исполнением этапов проектирования по каждому договору. Оформление актов выполненных работ и накладных на документацию Взаимодействие с заказчиками и субподрядными организациями Комплектование, учет, хранение и ведение базы данных по проектной документации Контроль за соответствием проектно-сметной документации требованиям Заказчика. Согласование проектной документации в вышестоящих организациях Отправка документации по адресатам.

Адресная доставка косметики клиентам.

Консультирование клиентов по вопросам регистрации, ликвидации и реорганизации юридических лиц; подготовка пакета документов для государственной регистрации, ликвидации и реорганизации юридического лица. Взаимодействие с банками: открытие/закрытие банковского счета юридического лица. Взаимодействие с налоговыми органами, органами Мосгорстата, фондами социального, пенсионного и медицинского страхования. Внесение изменений в учредительные документы и в ЕГРЮЛ. Работа с договорами банковского счета, аренды, купли-продажи. Разработка внутренней документации для вновь созданного юридического лица (приказы, решения, протоколы, устав, информационные письма и т.п.). Консультирование клиентов по вопросам, возникающим в области гражданского законодательства (трудовое, жилищное, семейное право). За время работы зарегистрировала более 100 юридических лиц, различных правовых форм, многие из которых в дальнейшем сотрудничали с нашей компанией, оказывая ей определенного рода услуги в сфере своей деятельности (н-р: способствовали рекламе и продвижению сайтов в сети интернет).

Проверка первичной документации. Учет ТМЦ (приход, расход, списание). Осуществление разнесение банковских выписок по бухгалтерским счетам. Контроль за поступление первичных документов. Замещение на время отсутствия сотрудника в кассе. Выполнение поручений в рамках своих обязанностей от своего непосредственного руководства.

- входящие звонки - регистрация входящей, исходящей документации, - регистрация и ведение внутренней документации; - систематизация и хранение документов; - регистрация договоров/соглашений и т.д.

Ведение первичной бухгалтерской документации, работа с накладными, счетами, ведение документооборота, обеспечение жизнедеятельности организации.

Составление и заключение договоров и доп. соглашений на выполнение проектных работ с Заказчиком и подрядными организациями Учет договоров, ведение базы данных Оформление актов выполненных работ и накладных на документацию Взаимодействие с заказчиками и субподрядными организациями Комплектование, учет, хранение и ведение базы данных по проектной документации Контроль за соответствием проектно-сметной документации государственным стандартам, нормам, правилам и инструкциям Согласование проектной документации в вышестоящих организациях Отправка документации по адресатам.

Делопроизводство. И.о. инспектора отдела кадров. Договоры. Владение всеми видами офисной оргтехники. Обеспечение деятельности офиса. ПК - опытный пользователь. Подготовка к сдаче арх. - строительных проектов. Печать, копирование, сканирование, фальцовка в тома чертежей и проектной документации. Корректировка проектной документации, чертежей, генпланов под руководством руководителя при необходимости. Работа с основными программами MS Office, AutoCAD, Adobe Photoshop и др.

Встреча и размещение гостей, решение административных вопросов, организация консультаций с доктором, экскурсионные программы. Работа в Москве и в Индии на трех языках: русском, английском и хинди.

- инвентаризация ТМЦ - контроль остатков в 1С

Административная, тревел-поддержка руководителя. Прием звонков, консультирование, распределение звонков и электронных обращений по сотрудникам. Ведение почтового ящика компании. Работа с наполнением сайта, обновления, редактура текстов. Офисная оргтехника. Прием посетителей, организация выездных встреч. Протоколирование. Делопроизводство. Документооборот компании и отдела продаж. Подготовка официальных писем, коммерческих предложений. Редактура документов. Проверка договоров на соответствие реквизитов, условий, наличие приложений, спецификаций. Офис-менеджмент в полном объеме (обеспечение офиса, закупки, платежи, ремонт, переезд, уборка и тд). Взаимодействие с курьерскими службами. Подбор персонала, проведение собеседований, сбор документов для оформления. Взаимодействие в арендодателем по вопросам платежей и обслуживания. Оформление командировок сотрудников, ведение табеля учета рабочего времени, календаря дней рождения сотрудников.

Ведение клиентской базы, CRM, прием/распределение звонков, документооборот, работа с ПК, 1С, оргтехника, обеспечение офиса хозяйственными нуждами (хоз. товары), консультация клиентов по вопросам ЖК

Регистрация входящих и исходящих документов. Работа с оргтехникой. Знание ПК. Систематизация и хранение документов. Ведение и учет документов. Подготовка документов для передачи в архив.

- Ведение договоров энергоучета ЮЛ и организаций. - Начисление электроэнергии, сверка показаний, внесение изменений по договору, движение точек, замена счетчиков внесение данных в программу учета. - Прием и распределение входящих телефонных звонков; - Ведение документооборота организации, деловой переписки ; - Учет, хранение, регистрация входящей и исходящей документации; - Доведение документов до исполнителей; - Контроль движения и исполнения документов; - Прием и отправка факсов, сканирование, копирование документов; - Подготовка документов к отправке, учет и контроль доставки ; - Предварительная подготовка документов к подписи руководителем.

Ведение документооборота Компании в полном объеме. Проверка правильности оформления перв. документации, их корректировка. Контроль своевременного предоставления закрывающих документов поставщиками, подписание и организация почтовых отправлений. Открытие р/с компании в новом банке. Выставление счетов и предоставление документов по отгрузке, сверка расчетов с контрагентами, подготовка актов сверок, авансовых отчетов. Формирование заявок на оплату. Ведение платежного календаря счетов на оплату, формирование п/п и выгрузка в Банк-Клиент, проведение платежей. Выполнение личных поручений Руководителя. Работа с конфиденциальной документацией. А также в период отсутствия в компании офис-менеджера выполняла дополнительно функции: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отправление документов через PONY EXPRESS, Почта России, заказ и распределите расходных материалов (канцтовары и т.д.) и бакалеи, заказ пропусков, приём и распределение телефонных звонков, поиск сотрудников, уход за цветами, выполнение других поручений руководства. С 01.06.2016 года официально нахожусь в декретном отпуске. Ищу работу с частичной занятостью со свободным графиком или удаленно.

Проведение фотографии рабочего времени, реализация печатных материалов, оформление договоров, выставление счетов, оформление платежных документов, работа в 1С, ведение делопроизводства, архивирование документов.