Офис-менеджер / Администратор офиса / Специалист по документооборотуБыла больше месяца назад
По договорённости
44 года (родилась 26 апреля 1979), cостоит в браке, детей нет
Железнодорожный, не готова к командировкам
Занятость
не указано
Гражданство
не указано
Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям
Опыт работы 9 лет и 6 месяцев
Август 2015 – июль 2017
2 года
Секретарь-делопроизводитель
ООО "УНГС", Москва
Строительство/прокладка трубопровода
Обязанности:
* Работа в программе 1С (регистрация входящей, исходящей корреспонденции, оформление документов на отправку Почтой РФ, внесение резолюций руководителя);
* Курирование работы водителей;
* Работа с курьерскими службами;
Отслеживание своевременной оплаты контрагентам (парковочные места для авто, аренда офисных помещений);
* Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, осветительных ламп);
* Помощь юр.отделу в ведении реестра договоров (внесение данных о заключении, расторжении, продлении договоров) на период отсутствия юрисконсульта;
* Ежемесячная отчетность для бухгалтерии о потраченных деньгах на почтовые расходы);
* Ведение деловой переписки с подразделениями и контрагентами
Май 2014 – март 2015
11 месяцев
Специалист МТО
Федеральный Фонд содействия развитию жилищного строительства, Москва
Обязанности:
Организация командировок, в том числе заграничных, для сотрудников компании (руководителей и специалистов): покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, заказ трансферов и транспортного обслуживания. Среднее количество командировок-130-150 в месяц
• Согласование выставленных Поставщиком счетов в 7 департаментах Фонда
• Корректировка неверно оформленных Поставщиком счетов посредством разъяснения допущенных ошибок, так же ускорение процесса корректировки и контроль исполнения.
• Ведение документооборота департамента (2 отдела): регистрация исходящих документов, доведение резолюций руководителя до сведения исполнителей, копировально- множительные работы
Февраль 2013 – май 2014
1 год и 4 месяца
Секретарь
ФГУП «Спецстройсервис» при Спецстрое России, Москва
Обязанности:
Распределение входящих звонков при помощи мини- АТС, предоставление справочной информации.
• Оформление служебных записок на согласование в ФАСС командировок руководителя.
• Заказ авиа и ж/д билетов для руководителя
• Обновление базы с контактной информацией по сотрудникам компании и контрагентам
• Ведение реестров входящих факсов и документов, полученных через курьерские службы.
• Работа с курьерской службой (заказ расходных материалов, вызов курьера, отслеживание положительного баланса на счету Заказчика и т.п.), распределение полученных документов, ведение реестра накладных на отправления
• Своевременное доведение до руководителя информации по совещаниям в Спецстрое
• Передача документов на рассмотрение руководителя
• Решение организационных вопросов
Октябрь 2012 – январь 2013
4 месяца
Секретарь
- ОАО «ТЭК Мосэнерго»- Дирекция по строительству ТЭЦ-20, Москва
Обязанности:
Ведение протоколов совещаний дирекции ТЭЦ-20, а также ежемесячных и ежеквартальных совещаний под руководством генерального директора и IЗГД с присутствием первых лиц компании
• Организация селекторных и производственных совещаний в дирекции по строительству ТЭЦ-20 и подготовка всех необходимых документов для их проведения
• Планирование рабочего дня директора ТЭЦ-20
• Работа в КСЭД (регистрация исходящих писем дирекции по строительству ТЭЦ-20 и 2-х отделов ИА (исполнительный аппарат), согласование проектов писем, регламентов работы компании, закрытие исполнения пунктов протоколов)
• Работа в программе ИСУД (внесение в проект договоров замечаний директора, согласование счетов на оплату)
• Ведение документационного архива офиса дирекция ТЭЦ-20 и 2-х отделов ИА
• Организация поздравлений сотрудников компании
• Заказ продуктов для дирекции и канцтоваров для офиса
Январь 2012 – октябрь 2012
10 месяцев
Помощник генерального директора
ООО «ГС-ПРОФ Инжстрой», Москва
Обязанности:
• Ведение протоколов селекторных и производственных совещаний
• Контроль за исполнением поручений руководителей
• Составление необходимых реестров по заданию генерального директора
• Заказ авиабилетов для начальства (главного инженера, генерального директора, президента группы компаний)
• Подготовка сведений к селекторному совещанию
• Решение организационных вопросов
Декабрь 2009 – декабрь 2011
2 года и 1 месяц
Администратор
ООО "Новая Инжиниринговая Компания", Москва
Обязанности:
Ведение деловой переписки
работа в системе электронного документооборота
заключение хозяйственных договоров
отслеживание заполнения листов ознакомления с приказами компании сотрудников дирекции, находящихся в офисе и на территориально удалённых объектах
сбор пакета документов, необходимых для оформления нового сотрудника в компанию
формирование заявок на поставку товаров, необходимых для жизнедеятельности офиса, отслеживание этих поставок
ведение ведомости документации, отправляемой по почте в главный офис
ведение архива документации дирекции
подготовка всего необходимого для проведения совещаний начальством
Сентябрь 2007 – май 2009
1 год и 9 месяцев
Специалист по делопроизводству (ПЕРЕВОД внутри компании с должности секретаря)
«Энергостройснабкомплект ЕЭС», Москва
Обязанности:
Консолидация и обработка информации для главного офиса
ведение полного документооборота отдела
работа с базой 1С: Предприятие (версия 7.7)
составление графиков проведения процедур
ведение ведомостей распределения обязанностей по исполнению поручений
ежеквартальное подведение итогов по проведенным процедурам
Апрель 2007 – сентябрь 2007
6 месяцев
Секретарь-референт Дирекции по технологии закупок
«Энергостройснабкомплект ЕЭС», Москва
Обязанности:
Ведение архива с копиями входящей, исходящей документации, писем,
приём посетителей Дирекции,
распределение звонков при помощи мини-АТС,
присвоение номеров всей входящей и исходящей документации,
заказ канцтоваров для офиса, комплектующих для оргтехники,
составление разрешительных писем на въезд машин на территорию Дирекции,
составление счетов- фактур на оплату аренды помещения.
Образование
Высшее образование
Дневная/Очная
2001
Оренбургский государственный педагогический университет
Факультет: Филология
Специальность: Учитель русского языка и литературы