Обязанности:
Полная административная поддержка Президента компании (ВИП-персона, собственник бизнеса), а также travel поддержка и его семьи (6 человек).
Планирование и координация рабочего дня руководителя.
Travel поддержка - сложные маршруты, авиабилеты, ЗОЛДы и ВИП-залы, трансферы, отели, яхты.
Организация личных мероприятий для руководителя и его семьи (детские праздники, юбилеи, свадьбы; количество персон от 250 до 650) в России и за рубежом.
Организация детского образования: поиск учебных заведений (за рубежом); координация работы педагогов (иностранных и русских), поиск преподавателей для дополнительных занятий и контроль за их работой; координация финансовых вопросов; обеспечение логистики учебного процесса (выезд на занятия, возвращение с занятий и т.п.).
Организация проживания в России и за рубежом детей: Поиск мест для проживания; организация транспорта; решение бытовых вопросов.
Контроль исполнения поручений. Взаимодействие с подразделениями и топ-менеджерами.
Подготовка документов, сбор почты для представления на резолюцию руководителю, составление и рассылка официальных писем.
Контроль и отчет за расходованием денежных средств руководителя.
Курирование организационных и финансовых вопросов, связанных с перелетами, проживанием, перемещениями семьи, официальных лиц и гостей, а также иностранного персонала.
Управление информационной базой контактов руководителя; ведение календаря дней рождения и организация поздравлений.
Руководство секретариатом - 3 секретаря, 1 официант, 3 уборщицы. Взаимодействие с офисным и личными водителями.
Офис-менеджмент (контроль переговорных комнат, кабинета и приемной, закупки, контроль за обеспечением работы руководителя канцтоварами и работа с IT службой).
Организация внутренних/внешних встреч (в том числе на правительственном уровне), совещаний, протоколирование (редко).
Информационная поддержка руководителя.
Организация участия компании в выставках, разработка фирменного стиля компании, сувенирной продукции, визиток и пр. Заказ и контроль полиграфии.